Herzlich willkommen im Service-Portal.
Datenschutz
DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DAS EIGENTÜMERPORTAL (immoware)
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Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unser Eigentümerportal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Datenerfassung in diesem Portal
Ein Teil der Daten wird erhoben, wenn Sie diese selbst im Portal eingeben (z. B. Kontaktdaten, Tickets, Mitteilungen, Dokumente, Fotos). Weitere Daten werden automatisch beim Betrieb des Portals erfasst (z. B. technische Logdaten).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre Daten, um das Portal bereitzustellen, die Verwaltung und Kommunikation rund um die von uns betreuten Objekte durchzuführen sowie Anliegen/Tickets zu bearbeiten und Dokumente bereitzustellen.
Welche Rechte haben Sie?
Sie haben jederzeit Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
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Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
CONVECTA Immobilien GmbH
Frohsinnstraße 21
63739 Aschaffenburg
Deutschland
Tel.: 06021 15800
E-Mail: verwaltung@convecta-immobilien.de
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Datenschutzbeauftragter
Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, erreichen Sie diesen unter:
CONVECTA Immobilien GmbH
Frohsinnstraße 21
63739 Aschaffenburg
Deutschland
Tel.: 06021 15800
E-Mail: verwaltung@convecta-immobilien.de
Falls kein Datenschutzbeauftragter benannt ist, wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
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Hosting und Auftragsverarbeitung
Externes Hosting
Dieses Portal wird bei einem externen Dienstleister gehostet: Immoware24 GmbH.
Dabei werden die im Portal verarbeiteten personenbezogenen Daten auf den Systemen/Servern des Dienstleisters verarbeitet.
Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen
Der Einsatz des Hosters erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und zur Bereitstellung eines sicheren, stabilen Systems (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit der Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Wir haben mit dem Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
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Welche Daten verarbeiten wir?
Je nach Nutzung des Portals können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
a) Stammdaten und Kontaktdaten
Name, Anschrift (sofern hinterlegt), E-Mail-Adresse, Telefonnummer (sofern hinterlegt), Eigentümer-/Nutzerzuordnung, ggf. Einheiten-/Objektzuordnung.
b) Nutzungs- und Kommunikationsdaten
Login-/Accountdaten, Inhalte von Tickets (Anliegen, Nachrichten), Kommentare, hochgeladene Fotos und Dateien, Status- und Verlaufseinträge von Vorgängen/Tickets.
c) Dokumentendaten
Dokumente, die im Portal bereitgestellt oder von Ihnen hochgeladen werden (z. B. Protokolle, Abrechnungen, Verträge, Anlagen, Nachweise).
d) Benachrichtigungsdaten
E-Mail-Benachrichtigungen sowie – bei App-Nutzung – Push-Benachrichtigungen. Hierbei kann zur technischen Zustellung ein Geräte-/Push-Token verarbeitet werden (ohne dass wir daraus Ihr Endgerät „auslesen“).
e) Technische Daten (Server-Logfiles)
IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Fehlermeldungen/Statuscodes. Diese Daten fallen typischerweise beim Betrieb eines Online-Portals an.
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Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
a) Bereitstellung und Betrieb des Portals (Login, Sessions, Sicherheit, Fehleranalyse)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vertragsähnliche Nutzungsbeziehung).
b) Verwaltungstätigkeiten und Kommunikation rund um das Objekt (z. B. Dokumentenbereitstellung, Mitteilungen, Vorgänge, Ticketbearbeitung)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung/Anbahnung vertraglicher Pflichten im Rahmen der Verwaltung).
c) Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrung nach handels-/steuerrechtlichen Vorgaben)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
d) Einwilligungsbasierte Vorgänge (nur falls/sofern im Portal vorgesehen, z. B. optionale Funktionen)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
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Empfänger und Weitergabe von Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff, die diese Daten zur Bearbeitung der jeweiligen Aufgaben benötigen.
Externe Empfänger können insbesondere sein:
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Immoware24 GmbH als Hosting-/Systemdienstleister (Auftragsverarbeiter)
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IT-Dienstleister, soweit erforderlich (Auftragsverarbeiter)
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Handwerksbetriebe, Sachverständige, Dienstleister, Versicherungen, Rechtsberatung/Inkasso, Behörden – sofern dies zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist (je nach Fall als eigenständige Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter)
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist oder eine rechtliche Verpflichtung besteht.
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Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR findet nach aktuellem Stand nur statt, sofern dies zur Nutzung einzelner technischer Dienste zwingend erforderlich ist. Soweit eine Drittlandübermittlung erfolgt, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) eingehalten werden.
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Cookies und ähnliche Technologien
Das Portal verwendet in der Regel technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien, um die grundlegenden Funktionen bereitzustellen (z. B. Login-Sitzung, Sicherheit, Spracheinstellungen). Diese sind erforderlich, damit das Portal ordnungsgemäß funktioniert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch fehlerfreiem Betrieb) bzw. bei unbedingt erforderlichen Cookies § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (soweit anwendbar).
Tracking-/Marketing-Cookies
Wir setzen im Portal keine Tracking- oder Marketing-Cookies zu Werbezwecken ein, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Hinweis zur Browser-Einstellung
Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren. Bei einer Blockierung kann die Funktionalität des Portals eingeschränkt sein.
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Server-Log-Dateien
Der Betrieb des Portals erfordert die Verarbeitung von Server-Logfiles (siehe oben). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht, soweit nicht zur Sicherheitsanalyse im Einzelfall erforderlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
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Registrierung und Nutzerkonto
Zur Nutzung des Portals wird ein Benutzerkonto bereitgestellt. Pflichtangaben sind regelmäßig Name und E-Mail-Adresse sowie die Zuordnung zum Objekt/Einheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
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Kontakt, Tickets, Uploads
Wenn Sie über das Portal Tickets erstellen, Nachrichten versenden oder Dateien/Fotos hochladen, verarbeiten wir diese Inhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Dokumentation des Vorgangs.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwaltungs-/Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente, nachvollziehbare Kommunikation).
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Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus speichern wir Daten, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren Gründe für eine Aufbewahrung bestehen.
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Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben folgende Rechte:
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Auskunft (Art. 15 DSGVO)
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Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
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Löschung (Art. 17 DSGVO)
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Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
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Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
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Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
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Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an: verwaltung@convecta-immobilien.de
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Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).
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Sicherheit (SSL/TLS)
Das Portal nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser.
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Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Änderungen, rechtlicher Vorgaben oder der Weiterentwicklung des Portals erforderlich ist. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Version.
Stand: 03/2026